Планирование задач и управление временем

Пост обновлен апр. 20

На прошлой неделе провела несколько консультаций, на каждой из которых затрагивали тему планирования задач и управления своим временем. В современном мире мы уже давно живем в режиме многозадачности, и умение справляться с десятками дел одновременно является очень востребованным навыком, которое требуется руководителям, предпринимателям и любому человеку, который живет в ритме мегаполиса. И этот режим может иметь свои последствия и состояния «кручусь как белка в колесе», «я ничего не успеваю», «я ничего не контролирую», «я ничего не могу делать», «я прихожу домой, и у меня нет сил ни на что».


В момент, когда мы сталкиваемся с тем, что в своих ожиданиях от себя мы должны одновременно успевать делать несколько дел, а в реальности у нас это по каким-то причинам не получается, возникает разочарование, эмоциональное выгорание, усталость, чувство безысходности, апатии, подавленность, жалость и злость на себя. Человек принимает решение перестать справляться с этим хаосом, а дела все продолжают копиться как снежный ком, перекочёвывают с одного списка в другой - дела так и не решаются, и получается один большой список из 20-30 дел. И если даже мы сделаем 2-3 дела, то на их место опять придут другие 2-3 дела - список бесконечно пополняется, и кажется, что мы ничего не делаем, ведь в списке по-прежнему 20-30 дел, и от этого опускаются руки.


Что может помочь разгрести бесконечные списки дел и запустить моховик с реальными продвигающими действиями? Один из простых и эффективных инструментов – это матрица Эйзенхауэра. Дуайту Эйзенхауэру, генералу армии и 34-му президенту США, принадлежит известная фраза: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». Этот принцип и вошел в названный в честь него инструмент тайм-менеджмента. Это не волшебная таблетка, которая решит все ваши задачи, но возможно поможет вам понять, какие в вашей жизни приоритеты и научит «правильно» (лично для вас) сортировать задачи и РАСПРЕДЕЛЯТЬ ВАШЕ ВРЕМЯ, а значит, ВАШУ ЖИЗНЬ. Пока мы не управляем своим временем, оно течет мимо нас.


С практической точки зрения этот инструмент мне лично помогал в течение предыдущих трех месяцев, пока я работала в режиме многозадачности: работа с 10 до 19, учёба с 19 до 22, и еще вторая учеба, а на выходных консультации. Этот инструмент также поможет тем, кто ищет тот самый заветный ресурс для того, чтобы совмещать найм и развитие своего дела. Ресурс не может появиться из ниоткуда! Все, что вы можете – это найти, откуда вам создать его самим!


Итак, необходимо взять лист бумаги, ручку и разделить его на 4 квадрата:

  1. Важное и срочное

  2. Важное и несрочное

  3. Срочное и неважное

  4. Несрочное и неважное




Таким образом, в основе инструмента лежит принцип, что все дела делятся исходя из ответа на вопросы: «это для меня важно?» «Это для меня срочно?». Для начала вам предстоит определить, что для вас важно, что для вас срочно. У каждого здесь будет свое понимание важности (для кого-то важность связана с целями, для другого – с ценностями) и срочности (для кого-то срочно – это сегодня и сейчас, а для другого – это неделя).


  1. В первом квадрате - важные и срочные дела, которые вы будете делать сами. Эти задачи относятся к тем целям, которые требуют сейчас приоритетности, открывают перед вами новые перспективы. Самая распространенная ошибка в том, что мы часто возводим десятки дел в ранг «важного и срочного», и это получается из-за того, что все предыдущее время вы откладывали их «на потом», и внезапно они стали срочными.

  2. Второй квадрат - важные, но не срочные дела. Сюда попадают задачи важные по вашему критерию, но они не настолько срочные. Так как у каждого свой темп жизни и свои сроки, то и критерии срочности будут разные. Для задач в этом квадрате необходимо поставить четкие сроки, которые вы сможете реально соблюсти без потерь.

  3. Третий квадрат - срочные, но не важные дела. Здесь самая важная задача – это понять, для кого на самом деле эти дела важные. Если для вас это не важно, то для кого это важно? И почему это попало в ваш список дел. Такие дела необходимо научиться делегировать или возвращать «заказчику», чтобы их делал тот человек, для которого они важны. Здесь также может приветствоваться совместная командная работа, если задачи являются частью общего проекта.

  4. Четвертый квадрат - не срочные и не важные дела. Если эти дела неважные и не срочные, то почему вы ими занимаетесь? Чем выгодно для вас помогать другим делать их задачи, какую роль вы на себя берете?

Например: если у вас есть заветная и важная для вас цель - стать инвестором, и проинвестировать свои первые 100 000 руб., то для этого вам необходимо сделать следующие задачи: найти брокерскую компанию или подходящий банк с такими услугами, открыть инвестиционный счет, накопить деньги и т.д. Но у вас также есть еще основная работа и операционные задачи, а также задачи по дому и семейные дела. Инвестиции для вас тоже важны, но для них необходимо найти время и в какой-то момент ставить их в приоритет. Таким образом, вы ставите себе задачу в теме инвестиций, например, изучить варианты выгодных вложений сроком за одну неделю, и эта задача попадает в первый квадрат «важное и срочное», а другая ваша задача как покупка нового гардероба для вас тоже важна, но не настолько срочная.



По традиции, ваше домашнее задание:

  1. Нарисовать и применить матрицу к задачам в своей жизни

  2. Понаблюдать за своим состоянием после выполнения задания и после выполнения каждой из задач.

  3. Какие у вас возникают сопротивления? Внутренние и внешние?

  4. Легко ли вам ставить сроки задачам? Если нет, то почему?

  5. Легко ли вам делегировать? Если нет, то почему?

  6. Легко ли отказаться от ненужных вам задач? Если нет, то почему?


Важно понимать, что этот инструмент начнет работать только при ежедневной систематической практике и поможет вам управлять временем, а не наоборот. ВЫ БУДЕТЕ ДЕЛАТЬ ЗАДАЧИ, А НЕ ОНИ ВАС!


Планирование и дисциплина – это и есть управление временем!


Строго. Справедливо. С любовью.

Гаухар


Просмотров: 171Комментариев: 0

Недавние посты

Смотреть все